jueves, 28 de marzo de 2013

Como aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial

A raíz de los últimos asuntos mediáticos centrados en la existencia o no de correos electrónicos y su debida aportación en sede judicial, creo que es interesante contar la problemática de la aportación de esos documentos en procedimientos judiciales.
Lo primero que hay que tener claro es, siempre, lo que no hay que hacer. Aportar los emails impresos en papel exclusivamente.

Un correo electrónico no está en formato papel en su medio original, por lo que no tiene sentido imprimirlo para aportarlo en el juzgado.

Del archivo digital original al imprimirlo se pueden producir todo tipo de alteraciones y modificaciones, por lo que si a la parte contraria no le interesa que sea tenido en cuenta bastará que se oponga para que su valor probatorio sea prácticamente nulo.

-Naturaleza jurídica-

Para poder saber como aportar los correos electrónicos, lo primero es determinar cual es su naturaleza jurídica a efectos probatorios.

La Ley 59/2003 de Firma Electrónica (LFE), en su art. 3.5 establece que:
"Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado."
Esta definición amplia y ambigua hace que todo lo que esté en formato digital pueda ser considerado un documento electrónico, lo que puede provocar problemas de consideración de la prueba a la hora de su tratamiento en la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) con los denominados nuevos medios de prueba (arts. 382 y siguientes).

Como sea, puede concluirse que los emails son documentos electrónicos y por lo tanto debemos conocer las reglas para su aportación al procedimiento judicial.

De hecho la propia LFE establece que los documentos electrónicos serán considerados como documentos privados (art. 3.6.c) y que su valor será el que les corresponda por la legislación que les resulte aplicable (art. 3.7)

Estas reglas, aplicables a los emails, se contienen en la LEC.

Veremos como se regulan los aspectos de su aportación.

-Momento de la aportación-

Al igual que el resto de documentos deben presentarse junto con la demanda o la contestación a la misma (art. 265 LEC), estando muy limitadas las posibilidades de aportación posterior a ese momento (artículos 269 y siguientes).

Si no se aporta en ese momento es muy complicado aportarlo después. La aportación en papel puede ser contraria a lo que establece el artículo 267 LEC que obliga a que :
"Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales o copias fehacientes presentadas, si así lo solicitan los interesados. Estos documentos podrán ser también presentados mediante imágenes digitalizadas, incorporadas a anexos firmados electrónicamente."
Aunque este requisito de que sean los originales está bastante relajado en la práctica, podemos sufrir una impugnación por la parte contraria que rechace los emails presentados en papel y luego no se nos permita aportar los documentos electrónicos, aun y cuando la parte contraria no los impugne en la Audiencia Previa.

Es decir, que puede que se tengan por no presentados (artículo 269 LEC):
"Cuando con la demanda, la contestación [...], no se presentara alguno de los documentos, medios, instrumentos, dictámenes e informes que [...] han de aportarse en esos momentos [...] no podrá ya la parte presentar el documento posteriormente, [...] excepto en los casos previstos en el artículo siguiente."
Por lo tanto podemos empezar el juicio sin prueba documental, y si es la única de la que disponemos...

-Formato-

Uno de los aspectos esenciales es el formato en que deben presentarse. Como he comentado, y por razones evidentes no tiene sentido presentarlo impreso en papel unicamente.

La LEC, art. 268, admite la presentación mediante imágenes digitalizadas firmadas electrónicamente, pero no tiene sentido imprimir un email para luego escanearlo y firmarlo digitalmente. Es una de las cosas "extrañas" de nuestra legislación sobre medios de prueba digitales (supongo que se liaron con la factura electrónica).

Un correo electrónico lo normal es darlo en formato electrónico, para ello si usamos un gestor de correo como thuderbird es tan sencillo como ir a "archivo/guardar como/" y elegir el destino y el nombre del archivo.

Por supuesto que esta copia digital también puede ser susceptible de manipulaciones y no puede entenderse como original en el literal del artículo 267 LEC, por ello además habrá que señalar el servidor o el equipo informático en el que se encuentre el correo y poniéndolo a disposición del juzgado para su análisis en caso de impugnación de la prueba.

La mención a señalar el lugar donde se encuentra el archivo "original", con lo que esto tiene de extraño hablando de bits, sería coherente con lo dispuesto en el 265.2 LEC:
"2. Sólo cuando las partes, al presentar su demanda o contestación, no puedan disponer de los documentos, medios e instrumentos a que se refieren los tres primeros números del apartado anterior, podrán designar el archivo, protocolo o lugar en que se encuentren, o el registro, libro registro, actuaciones o expediente del que se pretenda obtener una certificación."
Aunque es cierto que no se cumple el requisito de que no se disponga del documento, pero de alguna manera debemos integrar esta laguna jurídica respecto del original.
Por lo tanto junto con la demanda deberá entregarse un soporte digital con los correos y nada impide que, además, se presente su transcripción en papel, pero como eso, no como el único medio de prueba, si no para facilitar al juez su lectura y valoración.

De hecho la transcripción se admite para los medios de prueba de reproducción de la imagen y el sonido, artículo 382 LEC, por lo que analogicamente no debería haber problema.

- Impugnación- 

Todo lo comentado tiene su relevancia si la parte contraria impugna los emails y su contenido, es decir, no los reconoce.

Si la parte contraria los admite, realmente da igual si se presentan en papel o no, el juez los valorará.

El riesgo al presentar la demanda, o la contestación, sólo en papel lo debemos juzgar antes de hacerlo pero es muy importante saber que si hay impugnación podemos vernos sin nada.

Si la parte impugna los correos aportados como documento electrónico, la LEC (art.326.3) remite a lo dispuesto en la LFE, pero esta última sólo contiene disposiciones sobre la impugnación de documentos firmados electronicamente y en lo que respecta a la firma, por lo que sobre el contenido quedarán a las pruebas perciales que puedan efectuarse sobre su integridad, pero al menos podrá disponerse de un medio de refuerzo de la prueba.

Al final la LEC, artículo 326.2, reserva al juez la potestad de valorar conforme a las reglas de la sana crítica, pero esta previsión parace hacerse al margen del documento electrónico pero no parece razonable quitar al juez esta posibilidad.

-Aplicación a todos los procedimientos-

A falta de otra regulación la Ley de Enjuiciamiento Civil es la norma de derecho supletorio (artículo 4 LEC), por lo que en los procedimientos penales, administrativos y laborales las reglas para la consideración de los documentos electrónicos serán las mismas que para el proceso civil.

Por lo tanto las reglas sobre aportación de los correos electrónicos serán las mismas ya estemos en la jurisdicción penal, contencioso administrativa o laboral.

En conclusión, nunca aportarlos sólo en papel, utilizar en el envío firmado digitalmente,  indicar siempre el ordenador o servidor de correo donde se han recibido y  poner medios para evitar su destrucción por si hubieran de practicarse pruebas para demostrar su autenticidad.

12 comentarios:

  1. Buenas, gran artículo. Desconocía que nos pueden impugnar el correo electrónico en formato papel.

    No me queda claro el siguiente aspecto cuando afirmas "por ello además habrá que señalar el servidor o el equipo informático en el que se encuentre el correo y poniéndolo a disposición del juzgado para su análisis en caso de impugnación de la prueba." Literalmente el servidor donde se encuentra el correo entiendo que es el de gmail, hotmail o la cuenta que se use. En este caso, ¿hay que señalar el servidor como gmail o la cuenta que se use o basta simplemente con señalar el ordenador desde donde se descargan esos correos?

    Saludos

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  2. Excelente artículo David.
    ENHORABUENA.
    Buen repaso, aunque el mail en soporte papel, si es impugnado en cuanto a su autenticidad siempre podría acudirse a la pericial (informática en este caso) del mismo modo que en el escrito privado se acude a la pericial (caligráfica en ese supuesto)

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  3. Buenas noches compañeros,
    Insisto en que el estudio es muy bueno. Perdona David que me ponga pesada pero como letrados no podemos admitir este análisis solo hasta aqui. Yo, como abogada impugnaria la prueba.! La figura del tercero de confianza existe en la LSSI, articulo 25. Existen en España 16 terceros de Confianza acreditatos por el Ministerio de Industria. 8 trabajan para la Admjnistracion Publica los otros 8 para empresa privada. Los Terceros de Confianza son lo que llamamos una Tercera Parte Confiable con atribuciones de Notario Digital. Dan fe de todos los actos y procesos realizados a traves de la Red.
    Es surrealista darle solo fuerza a la firma digital e insisto en que deberíamos educarnos todos los Operadores juridicos en la rigurosidad de la apljcacion de la normativa existente. Con el artículo de David, aunque brillante, necesita de mayor profundizacion!
    En Derecho penal la mayoria denla prueba tiene relacion con delitos que han generado Evidencias Electronicas. Cuando hablamos de años de cárcel creo que es más que coherente insistir en la rigurosidad y la importancia, incluso, de la casena de custodia.
    Saludos cordiales par David!!

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  4. Hola:

    Ruth, como te comenté en un correo privado, este análisis es para el blog, uno más extenso y con atención a otras cuestiones, como el papel que un tercero de confianza podría jugar, me las reservo para un artículo académico.

    A los fines del blog consideré suficiente esto, porque irse de la extensión con cuestiones accesorias no beneficia al que busca la información básica en un blog.

    Abogados Informáticos: Por supuesto que la pericial es la única forma de acreditar algo mínimamente, pero sabes que esto plantea sus problemas.

    Anónimo: No basta, a mi juicio, el correo donde se descarga habría que ir al inicio de la comunicación, y aún así...

    Un saludo y gracias

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  5. Muy buen articulo. Has expuesto de manera clara y concisa una cuestión verdaderamente importante y de actualidad.

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  6. Si yo me presento ante un notario, me logo en mi email de hotmail y abro los emails, imprimo la pantallla y el testifica que eso es lo mismo que aparece en mi bandeja de entrada. Puede considerarse no valida la prueba?? me es muy urgente la respuesta, por favor. Gracias

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  7. Hola soy el de antes, Si hago lo del notario, debo ademas aportar los emails en un soporte digital? (me parece una bobada pero si hay que hacerlo se hace) . En dónde dice exactamente que es dificil que se acepten en el recurso? no lo encuentro en la ley. Muchas gracias y por favor respondeme pronto que el Viernes tengo que presentar un recurso Gracias

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  8. Hola anónimo:

    El notario da fe de lo que ve en tu cuenta, lo que no quiere decir que eso sea la realidad.

    Tu puedes enviarte un email con un contenido, modificando las cabeceras, etc y el notario sólo ve lo que has recibido que puede ser cuestionado por la otra parte.

    Por supuesto para dar más peso a tu prueba hay que aportar los correos en formato electrónico (por lo que lo del notario no es obligatorio).

    En un recurso será complicado que se admitan nuevas pruebas que no se aportaron en primera instancia.

    Suerte.

    Un saludo.

    En u

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  9. Perdón por contestar en un tema tan antiguo, pero me interesa en estos momentos, y en mi opinión hay una solución muy fácil.
    Primero vamos a dar unas definiciones:
    E: Emisor del correo.
    S: Servidor de correo del destinatario (al que realmente envía E el correo, por ejemplo Google, Microsoft, Yahoo, ...).
    D: Destinatario.
    C: Contenido del mensaje.
    El correo queda realmente almacenado en un ordenador propiedad de S, y D no tiene derecho a modificar el contenido C, sólo tendría la opción de borrarlo (cosa que no va a hacer si quiere usarlo como prueba, obviamente), por tanto, todo lo que hay que hacer es citar como testigo a un empleado cualificado de S, para que certifique que en su servidor está el correo que quiere aportarse como prueba.
    Parece un engorro, pero en realidad no lo es, porque hay una manera fácil de hacerlo sin que siguiera tenga que intervenir el citado empleado, bastaría con solicitar al juzgado una dirección electrónica en la que aportar pruebas, llamémosla J, y que D solicite a S que reenvíe el correo en cuestión a J.
    Dicho reenvío contendría lo siguiente:
    Emisor: S (que es el que declara ante el juzgado)
    Destinatario: J (sitio en el que declara)
    Contenido del correo: (declaración)
    Reenvio de correo con lo siguiente:
    Emisor: E
    Destinatario: D
    Contenido: C
    Si E quiere impugnarlo no le quedaría otro remedio que citar a declarar en persona al empleado de S al juzgado, que ratificaría de palabra que ese correo está almacenado en su servidor S, fuera del alcance de D, y que por tanto representa fielmente lo que E le envió.
    ¿Mis razonamientos son jurídicamente correctos?

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  10. Buen dìa.....si alguien abre mi correo electònico allì encuentra unas conversaciones con XXX luego ese alguien demanda el divorcio aprtando como prueba ese correo pero ya impreso en hojas de papel en un formato que se puede modificar a su antojo..... mi pregunta 1. es vàlido dicho correo ya que fue sustraìdo de mi correo personal... 2 es vàlida la prueba al presentarla en un formato suceptible a modificaciones?????

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  11. Enhorabuena por el artículo, una información muy interesante y útil. Desconocía muchas cosas. Según entiendo, no sería válido presentar como prueba un correo electrónico imprimido, dado su susceptibilidad a ser modificado. En el proceso mi abogado me dijo que presentara los e-mail en formato electrónico como prueba, no impreso.

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  12. Me gustaría denunciar a mi empresa por impago en comisiones (soy ejecutivo comercial), quiero denunciar y llevar a juicio todos los emails de mis ventas cerradas.

    ¿Como debería proceder para la justificación de pruebas?

    Seguramente mi responsable se dedicará a borrar todos los emails que estén en su contra

    Gracias de antemano,

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