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miércoles, 6 de julio de 2016

Consejos prácticos (técnicos) para la aportación de correos y documentos electrónicos

En varios post he venido comentando qué debemos hacer para aportar los correos electrónicos u otros archivos digitales, o documentos electrónicos en términos de la Ley de Firma Electrónica, desde un punto de vista jurídico.


Pero ahora, a raíz de recientes experiencias, quiero explicar algo en relación al contenido de la aportación, con el fin de que la aportación digital tenga menos problemas a la hora de ser valorada.

Para ver un poco la impresión general coloqué la siguiente encuesta en twitter, con el fin de tener una idea de como se confía en que por parte de los jueces y magistrados se valore debidamente el contenido de los documentos electrónicos aportados.

Teniendo establecido que hay que aportar el documento electrónico más "cercano" al original (lo de original y copias es un concepto complejo en este entorno) y que nunca hay que aportar sólo en papel, estos son algunos consejos que la experiencia me va demostrando que es bueno tener en cuenta.

Consejo 1- Aportar aquellos más relevantes impresos en papel, de tal manera que puedan ser leídos sin necesidad de un equipo informático.

Es cierto que ahora tenemos que presentar todo en soporte digital vía Lexnet, pero eso no impide que se aporten en un formato "impreso" que sus señorías entiendan fácilmente. Por formato "impreso" me refiero, por ejemplo a un pdf. Es decir, que cojamos el email, lo aportemos como archivo ".eml" o ".txt" pero también como una impresión directa de lo que muestra el cliente de correo en ".pdf".

Insisto, no es que sea necesario, pero ayudará a no tener que explicar qué son esos formatos raros que los ordenadores de su señoría no pueden abrir de manera habitual.

Pero tampoco todos, hay asuntos con miles de correos electrónicos (literalmente) en que sería inmanejable la impresión de todos ellos.

En relación a lo anterior, es recomendable indicar en un "Suplico" que esto se ha hecho y a qué documentos se hace referencia. Por ejemplo:
SUPLICO AL JUZGADO Que habiéndose aportado impresiones escritas del contenido de varios documentos electrónicos, esta parte adjunta en este momento un CD con el contenido digital de los mismos,  a los efectos de prueba o cotejo para el caso de que los documentos aportados no fueran admitidos por la parte contraria o su contenido fuera discutido en el presente procedimiento. Igualmente se señala que los documentos originales se encuentran alojados en el servidor de la empresa …... a los efectos oportunos.
De esta forma ya ponemos sobre aviso de que esas impresiones no son los documentos "originales", que estos están en otro sitio y que se hace para facilitar la comprensión del asunto.

Consejo 2-  Aportar los documentos en un formato comprensible para los ordenadores de los juzgados.

Debemos pensar que las aplicaciones informáticas que se instalan en los juzgados no son las mismas que nosotros tenemos en el despacho, donde puede que podamos usar aplicaciones completamente diferentes.


Por ejemplo, puede que el cliente use un cliente de correo como Thunderbird y en el Juzgado nos encontremos con Outlook. Por ello, conviene tener en cuenta usar formatos que puedan ser abiertos por el juzgado, de lo contrario, tendrán un archivo electrónico que no podrán ver de primera mano y pueden decir que no ven su contenido para valorarlo debidamente.

Esto puede ser un problema en muchas ocasiones, por ejemplo si se trabajan con formatos muy específicos (por ejemplo en archivos de diseño como .3ds o .cad) en la que si se abren con editores de texto (que es lo primero que intentarán en el juzgado) aquello no sea comprensible.

Para facilitar este tipo de cuestiones, es aconsejable usar aplicaciones "visores" para los tipos de documentos aportados, especialmente en versiones que no requieran instalación en los ordenadores del juzgado.

Por ejemplo, para los correos electrónicos lo que hago es aportar en el mismo CD en el que se incluyen un programa llamado MailView  que permite abrir correos de Thunderbird y de Outlook sin problemas y sin instalación.

Evidentemente, esto hay que explicarlo igualmente, por lo que se debe incluir un suplico adicional al escrito de aportación o de solicitud de admisión de prueba.
SUPLICO AL JUZGADO Que habiéndose aportado correos electrónicos en el formato [indicar aplicación...], esta parte adjunta en este momento un CD con el contenido digital de los mismos, y de igual manera se acompaña la aplicación "MailView" que no requiere instalación que permite el visionado de los mismos seleccionando en su primera pantalla el formato [indicar de las opciones de la pantalla]
De esta manera, por parte del juzgado podrán analizarse de manera directa correctamente estos documentos en el caso de que se considere necesario.

Lo mismo podría ser aplicable para imágenes, vídeos, etc., en la que deberíamos aportar una aplicación similar.

Consejo 3- Usar la huella de los archivos aportados

Considero una buena práctica el indicar cual es la huella de los archivos aportados para asegurar a todas las partes en el proceso que la información que se acompaña a los archivos es exactamente la misma.

Imaginemos que yo aporto una fotografía, pero que entrego una sin metadatos o con estos cambiados a la parte contraria y al juzgado la "original". La imagen dejará una "huella" diferente, así que podría saberse si se ha producido esa manipulación o no y que se garantice que ambas partes disponen de la misma información.

Para calcular las huellas, hay muchas herramientas gratuitas en windows, pero podemos usar una que aporta la propia Microsoft (lo digo para Windows porque será la que usen la mayoría de los letrados).

Igualmente considero útil explicitar esto en un suplico en el escrito correspondiente:
SUPLICO AL JUZGADO Que habiéndose aportado documentos en formato electrónico, los mismos se encuentran identificados con los siguientes códigos hash:

[identificador del documento 1]: [código hash]
[identificador del documento 2]: [código hash]
Si bien con Lexnet, al cargarse en el sistema sólo un documento que luego es entregado a todas las partes esto puede parecer innecesario, el hecho de que el tamaño se limite a 10 megas y que no se admitan todos los formatos de archivo posibles, hace que muchos documentos electrónicos no se entreguen por esa vía, por lo que esta herramienta sigue desempeñando un papel.

Consejo 4-  ¿Es necesario contar con un perito que explique el contenido de lo aportado?

Técnica y jurídicamente, cumpliendo con lo anterior, no debería ser necesario contar con un experto que explique los hechos, al margen de que se produzca una impugnación, en cuyo caso es imprescindible.

Pero si ninguna de las partes impugna nada, el documento, como dice la LEC hace plena prueba de su contenido. El problema deriva de las dificultades que su señoría pueda tener para "leer e interpretar" el contenido de lo que aparezca en su pantalla. Por lo que en caso de duda puede ser recomendable aportar una pericial que explique el contenido de lo aportado.

Hay que pensar que, no sólo no la prueba se puede ver en la primera instancia, sino que en caso de apelaciones o recursos posteriores, otros magistrados, generalmente de mayor edad van a enfrentarse a ella, por lo que puede que, dependiendo del asunto y el tipo de medio, soporte y formato, sea recomendable un pequeño informe sobre qué se aporta, como se ve y qué significa lo que se ve.

Y de momento nada más, según me vayan pasando más cosas en los juzgados iré descubriendo como hacerlo más sencillo y seguiré contándolo, ya que esto deriva de la experiencia directa y de la voluntad de hacer correctamente la aportación de documentos electrónicos en los procedimientos judiciales. 

Lo que queda es que en los Juzgados se vaya mejorando en la comprensión de estos medios de prueba, su naturaleza, su potencialidad y sus problemas y para eso los abogados podemos desempeñar un papel muy importante, proponiendo y aportando soluciones.

11 comentarios:

  1. Muy interesante, lo leeré con más detenimiento en otro momento. Lo único, echo en falta alguna referencia al modo de comprobar la integridad de los correos electrónicos aportados. Es decir, que lo que aporto coincide realmente con lo que se envió o recibió por correo electrónico, que no ha habido manipulación antes de aportarlos en el Juzgado. En octubre del año pasado planteé en Barrapunto el problema de la autentificación de correos electrónicos que no llevan firma electrónica, y me hablaron de DKIM. Aún no he tenido oportunidad de estudiarlo en detalle y ponerlo en práctica, y no sé hasta qué punto sería necesario explicarlo a la hora de aportar un correo electrónico, o cómo debería aportarse.

    El debate en Barrapunto, aquí:

    http://espana.barrapunto.com/~Defero/journal/38360

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    1. sobre DKIM y otros medios de verificación de emails, este post de Sergio Carrasco es lo más recomendable: https://www.derechonntt.com/derecho-y-nntt/es-posible-demostrar-la-autenticidad-de-un-email/

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    2. Va el mensaje en dos trozos, que excede el tamaño máximo admitido:

      Muchas gracias por la respuesta, pero lo cierto es que tras leer el artículo enlazado, veo que no responde a mi duda. Tengo claro que DKIM permite verificar la integridad de un e-mail, es decir, certificar que lo que presento es lo que se envió realmente. La duda va un poco más allá: ¿cómo lo aporto en una demanda? Te lo pregunto porque soy abogado en ejercicio, y aunque no me dedico específicamente a las NNTT, estas cuestiones cada vez tienen más relevancia en asuntos "de los de toda la vida".

      Como has puesto ejemplos concretos acerca de cómo aportar documentos electrónicos, señalando el HASH en el SUPLICO, esperaba que me ayudaras a concretar cómo hacer referencia a la firma DKIM en un escrito. No tengo ningún asunto abierto en el que tenga que hacerlo, es por simple curiosidad profesional, de cara al futuro.

      Lo que tengo claro es que debería aportar una copia impresa del correo electrónico (o una "impresión" a PDF), con las cabeceras incluidas, y además una copia del correo en formato digital. Creo además que sería conveniente añadir una breve explicación acerca de qué es DKIM, y cómo puede comprobarse la autenticidad del e-mail, incluso haciendo referencia a alguna herramienta online para comprobar la firma:

      https://9vx.org/~dho/dkim_validate.php

      ¿Y esto por qué? Sobre todo porque no sé si el compañero que está al otro lado controlará de estos temas (tiendo a presuponer que no), y preferiría no arriesgarme a una impugnación que me obligue a pagar un informe pericial que certifique la integridad del e-mail. Es decir, yo nunca impugnaría un documento si creo que la otra parte va a poder probar su autenticidad. Suponiendo que el abogado que tengo enfrente es de la misma opinión, pero suponiendo igualmente que es altamente probable que no tenga ni idea de qué es DKIM, me adelantaría: explicaría en detalle cómo se demuestra la autenticidad del e-mail que aporto, para que el otro abogado no tenga tentación de impugnarlo.

      Bien, vale, me queda claro, hay que explicarlo. ¿Pero cómo, con qué nivel de tecnicismo? Hace poco he tenido un asunto muy interesante, en el que ha tocado explicar algunos conceptos informáticos. En resumen la empresa A despide al trabajador B, que era el encargado de renovar el dominio. Dos meses después de despedido, caduca el dominio, la empresa A se queda sin página web y correo electrónico, y un tercero C (una empresa con sede en California) registra el dominio a su nombre. A denuncia a B por un delito de daños, entendiendo que B ha realizado cambios no autorizados en el correo electrónico y en el dominio.

      Cuando entro yo en el juego como defensa, veo que las investigaciones están apuntando al sitio equivocado, y presento un escrito pidiendo el sobreseimiento, alegando que los servicios de alojamiento y correo electrónico han dejado de estar accesibles por la caducidad del dominio, y que el dominio ha caducado por la desidia de la denunciante, y no por un acto u omisión de mi cliente. De un total de 12 páginas que tiene el escrito (Arial 12 con interlineado sencillo) , alrededor de la mitad están dedicadas a explicar cómo funciona un nombre de dominio, qué es un DNS, cómo se forman los registros de un DNS, cómo se adquiere un nombre de dominio, cómo se asocian servicios a ese nombre de dominio, y cómo expira un nombre de dominio. Intento explicarlo de manera sencilla pero rigurosa, porque no sé cuál es el nivel técnico de mis interlocutores. El abogado de la acusación sí tiene perfil técnico, y el fiscal por lo visto también, pero ni idea de cuál es el nivel técnico del Juez de Instrucción, y sobre todo, si terminamos en el Juzgado de lo Penal o en la Audiencia Provincial, no tengo ni idea del nivel técnico que tendrán los correspondientes jueces/magistrados.

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    3. Y ahí está el desafío: no pasarse en las explicaciones técnicas para no aburrir/abrumar a alguien que puede tener un perfil técnico bajo, pero no quedarse corto para que quede clarinete del todo.

      Escribir esas 12 páginas fue divertido, pero me quitó mucho tiempo. Hubo muchas cosas que tuve que reescribir una y otra vez, porque ahora no se entiende, ahora me he pasado simplificando y no es riguroso, ahora vuelve a ser críptico, esto que acabo de escribir ni siquiera lo tengo seguro y tengo que mirar en Wikipedia a ver si estoy en lo cierto... Al final se terminó sobreseyendo, pero no sé hasta qué punto influyó mi escrito, y si debería haber sido más sintético o extenderme más.

      Volviendo a DKIM, esperaba que me dieras un par de pistas acerca de cómo plantearlo en una hipotética demanda. A lo mejor he sido un poco jeta. Venga, me mojo, voy a proponer una redacción, y cualquier mejora será agradecida:

      En fecha TAL el sujeto A envió por correo electrónico comunicación al sujeto B, en la que afirmaba X, Y, Z.

      Se aporta como Doc. nº (...) copia impresa del contenido de dicho correo electrónico, incluyendo las cabeceras del mismo.

      Asimismo se aporta como Doc. nº (...) CD conteniendo copia digital del mismo correo electrónico, a efectos de facilitar la comprobación de la autenticidad del mismo.

      A tal efecto, cabe señalar que si bien para el envío del correo electrónico aportado el emisor no ha hecho uso de firma electrónica alguna que pudiera servir para certificar su autenticidad, lo cierto es que el proveedor del servicio de correo electrónico en este caso implementa un sistema de firma electrónica denominado DKIM, incluyendo la firma electrónica en las cabeceras del propio correo electrónico. Por lo tanto la autenticidad del mismo es verificable mediante herramientas informáticas públicamente disponibles, como por ejemplo el servicio web que se encuentra en la siguiente URL:

      https://9vx.org/~dho/dkim_validate.php

      Por cierto, no me termina de convencer el modo en el que redactas los SUPLICOs. Yo metería la miga en un OTROSI, seguido de un SUPLICO genérico. Del siguiente modo:

      OTROSI PRIMERO DIGO que habiéndose aportado correos electrónicos en el formato [indicar aplicación...], esta parte adjunta en este momento un CD con el contenido digital de los mismos, y de igual manera se acompaña la aplicación "MailView" que no requiere instalación que permite el visionado de los mismos seleccionando en su primera pantalla el formato [indicar de las opciones de la pantalla]

      SUPLICO AL JUZGADO que tenga por realizada la anterior manifestación.

      OTROSI SEGUNDO DIGO que habiéndose aportado documentos en formato electrónico, los mismos se encuentran identificados con los siguientes códigos hash:

      [identificador del documento 1]: [código hash]
      [identificador del documento 2]: [código hash]

      SUPLICO AL JUZGADO que tenga por realizada la anterior manifestación.

      Aunque si te digo la verdad, yo no lo metería al final en forma de OTROSI/SUPLICO, sino en los Hechos. Afirmo un hecho, aporto un documento para acreditarlo, y doy aclaraciones acerca del documento aportado. Así se respeta mejor la linealidad de la narración, y entra mejor en la psique de Su Señoría. Si no, cuando Su Señoría lee una afirmación en el Hecho Tercero (por ejemplo), pensará "pues vale, ya veremos si esto se apoya en algo". Por el contrario, si acompañas la afirmación seguida inmediatamente del medio de prueba, Su Señoría pensará "esto parece ser cierto", y también pensará "este abogado no da puntada sin hilo". Ya has sembrado cierto nivel de certeza en su mente. Eso sí, como las aclaraciones sean demasiado extensas, te cargas el ritmo de la narración.

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    4. Sobre los suplicos, no los he puesto aquí, pero sí lo hago en las sentencias.

      sobre lo demás, cuestión de estilo, por mi parte, ponerlo todo al final creo que permite expresar los hechos de manera más clara, que al final es lo que importa. Pero que cada uno lo haga como quiera.

      Sobre decir algo sobre DKIM o sistemas similares, pues lo mismo, están ahí, se puede decir, pero eso no va a impedir una impugnación y el perito lo expresará en su informe. A veces puede ser información redundante o que distraiga.

      En definitiva, depende del asunto y de lo que veas que es necesario, pero lo importante es saberlo para poder decidir.

      Un saludo y gracias.

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  2. Vaya, parece que tomes por prehistóricos a los funcionarios de justicia...

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    1. Yo? no... hay de todo.

      Pero si ves el resultado de la encuesta es una imagen muy extendida

      Un saludo.

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    2. Yo creo que la clave está en que A PRIORI es imposible saber si te va a tocar un funcionario prehistórico o uno del siglo XXI, así que por si acaso, explícalo siempre de manera que lo entienda uno que se quedó en la máquina de escribir Oliveti.

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  3. Tendremos en cuenta la información que has dado porque como dices estar informatizados hoy en día es un salto de calidad en el que nos ahorramos tiempo, dinero y recursos

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  4. Muy interesante la información de este artículo, ya que la seguridad en nuestros correos es imprescindible!

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